ممکن است هنگام انتخاب یک ایمیل مناسب برای کسب‌و‌کارتان با این سوال مواجه شده باشید که ایمیل سازمانی چیست و چه کاربردهایی دارد؟
ایمیل سازمانی یا همان چیزی که با نام ایمیل تجاری نیز معروف است، به آدرس ایمیلی گفته می‌شود که معمولا توسط شرکت‌ها و کسبوکارهایی که به دنبال برندسازی هستند، استفاده می‌شود. از برخی جهات، داشتن ایمیل‌های سازمانی برای هر کسبوکاری ضروری است.
تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید تا به این سوال که ایمیل سازمانی چیست و چطور می‌توان ایمیل‌های سازمانی را ایجاد کرد پاسخ دقیق‌تری بدهیم.
ایمیل سازمانی چیست؟
ایمیل تجاری (سازمانی) یکی از مهم‌ترین راه‌های برقراری ارتباط در محل کار به شمار می‌رود و نقش مهمی در ایجاد ارتباط میان مدیران ارشد، حامیان مالی، مشتریان، شرکا و تامین کنندگان ایفا می‌کند.
اگر بخواهیم به سوال ” ایمیل سازمانی چیست” با یک جمله کوتاه جواب دهیم، می‌توانیم بگوییم که همان ایمیلی است که به طور خاص برای سازمان/شرکت شما استفاده می‌شود و شامل نام دامنه و نام برند تجاری شماست. به عنوان مثال، [email protected] یک نمونه ایمیل تجاری است.
این نوع ایمیل به کسب‌و‌کار شما مشروعیت می‌بخشد و افراد با نگاه کردن به آن، بلافاصله می‌توانند برند شما را شناسایی کنند. از طرف دیگر، ساخت آن بسیار آسان است و تنها با در اختیار داشتن نام دامنه و انتخاب یک ارائه دهنده خدمات مناسب، می‌توانید آدرس ایمیل سازمانی خود را داشته باشید.
تفاوت ایمیل شخصی و سازمانی
سوالی که شاید در اینجا برای شما پیش آمده باشید این است که تفاوت ایمیل شخصی و ایمیل سازمانی چیست؟ پاسخ این سوال بسیار ساده است! آدرس ایمیل‌های شخصی، حاوی نام دامنه‌هایی مانند @gmail، @yahoo، @hotmail و… هستند، در حالی در انتهای ایمیل‌های سازمانی، نام برند/سازمان شما ثبت شده است. برای اینکه این تفاوت را بهتر متوجه شوید، به جدول زیر نگاه کنید:
| ایمیل سازمانی | ایمیل شخصی |
| [email protected] | [email protected] |
| [email protected] | [email protected] |
| [email protected] | [email protected] |
همانطور که مشاهده می‌کنید، آدرس ایمیلی که نام کسب‌و‌کار شما را یدک می‌کشد، مشروعیت و وجهه بهتری دارد و باعث می‌شود شما و کسب‌و‌کارتان، حرفه‌ای‌تر و قابل اعتماد‌تر به نظر برسید. شما می‌توانید با بهره1 گیری از خدمات هاست ایمیل مبین هاست، یک ایمیل تجاری را تهیه کرده و از آن برای بهبود کسب‌و‌کارتان استفاده نمایید.
مزایا و معایب استفاده از ایمیل سازمانی چیست؟
حال شاید برایتان سوال پیش آمده باشد که مزایا و معایب ایمیل سازمانی چیست و آیا داشتن این نوع ایمیل برای هر نوع کسبوکاری مناسب است؟
هر کسبوکاری که به دنبال پیشرفت است، باید از یک آدرس ایمیل مناسب استفاده کند تا معتبرتر و حرفه‌ای‌تر به نظر برسد. علاوه بر این، به خاطر سپردن چنین ایمیل‌هایی بسیار راحت است و در ذهن افراد مختلف می‌ماند. شما با خرید میل سرور می‌توانید حجم بسیاری از ایمیل‌های دریافتی و ارسالی را کنترل کرده و تعاملات درون سازمانی و برون سازمانی خود را به راحتی گسترش دهید.
بیایید برخی از مهم‌ترین مزایا و معایب ایمیل‌های سازمانی را بررسی کنیم:
مزایا
- ظاهر حرفه‌ای: برای اینکه سازمان/شرکتتان جدی گرفته شود، باید برندسازی کنید. یکی از اولین مراحل برندسازی، ساخت ایمیل تجاری است.
- افزایش آگاهی نسبت به برند: همانطور که تا حالا متوجه شده‌اید، برای ساخت ایمیل‌های سازمانی از نام دامنه که معمولا همان نام تجاری است، استفاده می‌شود.
- ایجاد وفاداری مشتریان: هر چه ایمیل شما یکپارچگی بیشتری داشته و قابل اطمینان‌تر باشد، میزان وفاداری مشتریان نسبت به سازمان/شرکت شما بیشتر خواهد شد.
معایب
- مشکلات امنیتی: در صورتی که از راهکارهای امنیتی برای سازمان/ شرکت خود استفاده نکنید، ممکن است مهاجمان به وب سایت یا سیستم‌های موجود در شرکت شما حمله کرده و به اطلاعات محرمانه موجود در ایمیل تجاری شرکت دسترسی پیدا کنند.
- تعامل محدود با مشتریان: از آنجایی که ایمیل‌ها نمی‌توانند حاوی زبان بدن، لحن و سایر نشانه‌ها باشند، اگر تنها راه ارتباطی مشتریان با شما ایمیل تجاری باشد، ممکن است سوء تفاهماتی پیش بیاید. همچنین، مشتریان هیچ اطمینانی از درک صحیح و پاسخ‌دهی مناسب نخواهند داشت.
روش‌های دریافت ایمیل سازمانی چیست؟
اما راه‌های دریافت ایمیل سازمانی چیست و چگونه می‌توانیم خودمان یک ایمیل تجاری داشته باشیم؟ در این قسمت، مراحل دریافت ایمیل تجاری را در 3 گام کلی تعریف می‌کنیم:
یک نام دامنه انتخاب کنید.
ایمیل‌های تجاری برای کار کردن به نام دامنه نیاز دارند. نام دامنه پس از علامت @ نوشته می‌شود. در حالت ایده آل، نام دامنه همان نام برند کسب‌و‌کار شماست. در صورتی که نام کسب‌و‌کار شما در دسترس نیست، می‌توانید از راهکارهایی مانند نام‌های جایگزین، کیوردهایی که برند شما را توصیف می‌کنند و یا اضافه کردن پسوند برای انتخاب نام دامنه مناسب استفاده کنید.
به عنوان مثال، اگر قصد استفاده از نرم افزار‌های گوگل (مثلا Docs، Sheets، Gmail و غیره) را دارید، می‌توانید همزمان با ساخت حساب Google Workspace، یک دامنه خریداری کنید. می‌توانید از طریق سایت مبین هاست نسبت به خرید دامنه مورد نظر خود اقدام کنید.
تهیه هاست ایمیل
در قدم بعدی، باید یک هاست ایمیل تهیه کنید و نسبت ساخت حساب خود اقدام نمایید. سپس با خرید سرویس مناسب، می‌توانید حساب ایمیل خود را کنترل و مدیریت کنید.
برای ایجاد آدرس ایمیل سازمانی، یک نام کاربری اضافه کنید
پس از انتخاب دامنه سفارشی و ایجاد یک حساب کاربری، باید نام کاربری را اضافه کنید. در پایان، می‌توانید با استفاده از ایمیل سرور مناسب و امن، پیام‌های دریافتی و ارسالی خود را کنترل کنید.
نکاتی در رابطه با ساخت ایمیل سازمانی
دامنه‌ای که برای ایمیل تجاری خود انتخاب می‌کنید، باید یک نام ساده و قابل تشخیص باشد و نوع کسب‌و‌کار شما را نشان دهد. حال شاید برایتان جالب باشد که بدانید نکات مهم در زمان انتخاب ایمیل سازمانی چیست و چرا باید این نکات را رعایت کنیم؟
در زمان انتخاب نام دامنه، به دنبال اسم‌های ساده و به یادماندنی باشید
اول از همه باید یک وب سایت ایجاد کنید. اگر وب سایت ندارید، می‌توانید یک نام دامنه خریداری کنید. در زمان انتخاب نام دامنه، اسمی که به یادماندنی و مرتبط با محصول/خدمات شماست را انتخاب کنید. به عنوان مثال، اگر یک فروشگاه گل به نام “گل نسترن” دارید، می‌توانید نام دامنه خود را “nastaranflower.com” انتخاب کنید. اگر این نام در دسترس نیست، با اضافه کردن حرف اضافه، مکان و یا کلمه کلیدی، آن را تغییر دهید. به عنوان مثال “nastaranflowerbest.com” گزینه خوبی است. بهتر است در زمان راه اندازی حساب‌های ایمیل تجاری، فقط از حروف استفاده کنید و از بکارگیری اعداد (123) یا کاراکتر‌های خاص (مانند !@#) خودداری نمایید.
برای تمام ایمیل‌های سازمانی درون شرکت خود، از یک فرمت ثابت استفاده کنید
اگر قرار است کارمندان بخش‌های مختلف، ایمیل‌های سازمانی مختص خود را داشته باشند، بهتر است از یک فرمت کلی برای ساخت همه آن‌ها استفاده کنید. به عنوان مثال اگر ایمیل شرکت شما چیزی شبیه به “[email protected]” است، برای سایر بخشها مانند بخش فروش یا پشتیبانی، ایمیل‌هایی نظیر “[email protected]” و “[email protected]” را ایجاد کنید.
برای ساده‌سازی فرآیند‌ها، از قالب‌های ایمیل استفاده کنید
می‌توانید با استفاده از قالب‌های ایمیل زیبا که در مورد شیوه‌های تجاری رایج اطلاعاتی را منتقل می‌کنند، شمایلی از فرهنگ شرکت و برند خود را به تصویر بکشید. برای این کار، می‌توانید مجموعه‌ای از قالب‌های ایمیل را برای کارمندان خود ایجاد کنید تا در زمان انجام کارهای روزانه خود، از آن‌ها استفاده کنند.
به عنوان مثال، نمایندگان فروش برای برقراری ارتباط سریع با مشتریان بالقوه خود، می‌توانند از ایمیل‌های سازمانی شرکت استفاده کنند. چند مورد رایج استفاده از قالب‌های ایمیل سازمانی عبارتند از:
- ایمیل‌های معرفی به مشتریان
- ایمیل‌های خوشامدگویی به کارمندان جدید
- خبرنامه‌های شرکت/سازمان
- ایمیل‌های کمپین بازاریابی
- سفارش‌های خرید و کار
فرمت‌های متداول ایمیل سازمانی
چندین فرمت رایج مختلف برای ایمیل‌های سازمانی وجود دارد که اکثر افراد و شرکت‌ها، از آن‌ها استفاده می‌کنند. این فرمت‌ها شامل این موارد می‌شوند: حاوی فقط نام، فقط نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی، نام و حرف اول نام خانوادگی، حرف اول نام و نام خانوادگی (به صورت کامل)، و همچنین نام‌های عمومی یا نام‌هایی که حاوی دپارتمان مربوطه هستند.
فرمتی را انتخاب کنید که برای کسب‌و‌کارتان در سطح جهانی قابل قبول بوده و همچنین سازگار، منسجم و ساده باشد. برخی از فرمت‌های محبوب ایمیل در جدول زیر لیست شده‌اند:
| فرمت | نمونه |
| فقط نام | [email protected] |
| فقط نام خانوادگی | [email protected] |
| نام و نام خانوادگی | [email protected] |
| ترکیب نام و حرف اول نام خانوادگی | [email protected] |
| ترکیب حرف اول نام و نام خانوادگی | [email protected] |
| نام عمومی/دپارتمان | [email protected] |
زمانی که کسب‌و‌کارتان تک نفره است و یا شرکت کوچکی دارید، انتخاب نام دامنه چندان هم مشکل نیست. با این حال، در زمان انتخاب نام دامنه، بهتر است رشد شرکت در طی زمان را نیز مدنظر قرار دهید و بهترین گزینه ممکن را انتخاب کنید. به عنوان مثال، نام و نام خانوادگی که با یک نقطه از یکدیگر جدا شده‌اند، گزینه بهتری است و رسمی‌تر به نظر می‌رسد. همچنین، انتخاب فقط نام به عنوان نام دامنه، رسمیت کمتری دارد و ممکن است در آینده، مشکلاتی را برای شرکت شما ایجاد کند.
چرا به ایمیل سازمانی نیاز داریم؟
دلایل مختلفی برای ضرورت استفاده از ایمیل‌های سازمانی وجود دارد. این نوع ایمیل رسمی‌تر و حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسد و مقبولیت بیشتری از جانب مشتریان کسب‌و‌کارتان دارد. در ادامه، می‌خواهیم به این سوال پاسخ دهیم که ضرورت استفاده از ایمیل سازمانی چیست و چرا هر کسبوکاری به آن نیاز دارد؟
- به کسب‌و‌کار شما اعتبار می‌بخشد: مشتریان بالقوه شما با دریافت ایمیل تجاری، اعتبار بیشتری برایتان قائل می‌شوند.
- باعث ثبات برند می‌شود: اگر مشتریان در زمان دریافت ایمیل از جانب شرکت شما، با آدرس ایمیل شخصی مواجه شوند، احساسات متناقضی درباره دریافت خدمات یا خرید از شما خواهند داشت. زمانی که از ایمیل تجاری استفاده می‌کنید، شانس تبدیل شدن به یک برند ثابت را افزایش می‌دهید.
- بهتر در ذهن افراد باقی می‌ماند: از آنجایی ایمیل‌های سازمانی معمولا همراه با نام کسب‌و‌کار هستند، به خاطر سپردنشان راحت‌تر است.
- امکان کنترل بیشتری دارد: با خرید میل سرور، می‌توانید یک ادمین تنظیم کرده و همه حساب‌های ایمیل را مدیریت کنید. به عنوان مثال، می‌توانید حساب‌های جدیدی برای کارکنان راه اندازی کنید و حساب‌های قبلی را حذف نمایید.
- امنیت پیشرفته: اغلب ارائه دهندگان خدمات ایمیل‌های سازمانی، به کاربرانشان ویژگی‌های امنیتی پیشرفته را ارائه می‌دهند تا بتوانند از حساب ایمیل خود محافظت کنند.
اگر می‌خواهید یک ارتباط حرفه‌ای بین پرسنل و مشتریان خود داشته باشید، باید یک ایمیل حرفه‌ای داشته باشید. علاوه بر موارد بالا، ایمیل‌های سازمانی به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا آدرس‌های ایمیل و سازماندهی کسبوکارشان را بهبود ببخشند.
آموزش ساخت ایمیل سازمانی
راه‌های مختلفی برای ایجاد آدرس ایمیل سازمانی وجود دارد. به عنوان مثال، برخی از ارائه دهندگان خدمات ایمیل مانند Google Workspace یا یا Microsoft Outlook اجازه ساخت ایمیل‌های سازمانی را می‌دهند. همچنین پس از تهیه هاست ایمیل از مبین هاست نیز امکان ساخت این نوع ایمیل‌ها را خواهید داشت.
ساخت ایمیل سازمانی در Google Workspace
از آنجایی که Google Workspace یکی از شناخته شده‌ترین و محبوب‌ترین ارائه دهندگان خدمات ایمیل در جهان بوده و راهاندازی حساب آن بسیار آسان است، در این مقاله قصد داریم ساخت ایمیل تجاری با آن را به شما آموزش دهیم.
اگر قبلا از یک Gmail شخصی استفاده کرده باشید، مراحل ساخت و کار با ایمیل تجاری برایتان آشنا به نظر می‌رسد. در صورتی که نام دامنه ندارید، Google Workspace به شما کمک می‌کند تا یک نام دامنه مناسب برای خودتان خریداری کنید. می‌توانید در ازای وارد کردن اطلاعات کارت اعتباری‌تان، یک دوره آزمایشی رایگان 14 روزه Google Workspace را ایجاد کرده و کار با آن را شروع نمایید.
مراحل ساخت ایمیل‌های سازمانی با استفاده از Google Workspace به شرح زیر است:
- به آدرس “workspace.google.com” بروید و بر روی گزینه “Get started” کلیک کنید.
- در فرم باز شده، اطلاعات تماس خود (مانند نام تجاری، نام کارمندان، کشور و غیره) را وارد کنید.
- در مرحله بعد، از شما پرسیده می‌شود که آیا در حال حاضر نام دامنه دارید یا خیر؟
- اگر دامنه دارید، بر روی دکمه “Yes, I have one I can use” کلیک کرده و در صفحه جدید آن را متصل کنید. در صورتی که دامنه ندارید، بر روی دکمه “No, I need one” کلیک کرده و مراحل خرید آن را کامل کنید یا این که از طریق سایت مبین هاست نسبت به خرید دامنه مورد نظر خود اقدام کنید.
- اطلاعات کسب‌و‌کارتان (به عنوان مثال آدرس و غیره) را وارد کنید.
- یک نام کاربری و رمز عبور مناسب انتخاب کنید.
- یکی از پلن‌های موجود را طبق نیاز خود انتخاب کرده و فرآیند پرداخت را کامل کنید.
پس از اینکه پرداخت را انجام دادید، می‌توانید امضای ایمیل سفارشی و قابلیت‌های مفیدی مانند Calendly یا DocuSign را اضافه کنید.
یادتان باشد که دوره رایگان حساب Google Workspace فقط 14 روز زمان دارد. از این فرصت برای محک زدن Google Workspace استفاده کنید و بررسی کنید که آیا این ارائه دهنده خدمات ایمیل برایتان مناسب است یا خیر. اگر چنین نبود، می‌توانید خدمات ایمیل که با هاست ارائه می‌شود را امتحان کنید.
ساخت ایمیل در سی پنل
برای ساخت ایمیل‌های سازمانی در کنترل پنل Cpanel هاست خود مراحل زیر را دنبال کنید:
- وارد حساب کاربری خود در Cpanel شوید.
- در قسمت “Email” بر روی گزینه “Email Accounts” کلیک کنید.
- بر روی دکمه “+Create” که در سمت راست قرار دارد کلیک کنید.
- در کادرهای متنی خالی، جزئیات خواسته شده را وارد کنید. این جزئیات عبارتند از نام دامنه، نام کاربری و کلمه عبور.
- گزینه‌ای اختیاری به نام “storage space” وجود دارد که با انتخاب و ویرایش آن، می‌توانید فضای ذخیره‌سازی ایمیلتان را تغییر دهید.
- در پایان، دکمه “+Create” را فشار دهید.
سوالات متداول
نقش ایمیل سازمانی در وجه یک برند چیست؟
این نوع ایمیل‌ها به کسب‌و‌کار شما هویت و اعتبار می‌بخشند. با در اختیار داشتن یک ایمیل سازمانی، یک قدم از رقبایی که از ایمیل‌های شخصی استفاده می‌کنند، جلوتر هستید. ساخت ایمیل تجاری، اولین قدم در استراتژی برندسازی اصولی است. اگر می‌خواهید متوجه تفاوت در میزان فروش و ارائه خدماتتان شوید، یک ایمیل تجاری بسازی و سپس کمپین‌های بازاریابی ایمیلی را راهاندازی کنید.
آیا ایمیل سازمانی رایگان است؟
ساخت ایمیل‌های سازمانی رایگان است. با این حال، برای ساخت این نوع ایمیل، نیاز دارید که نام دامنه خود را ثبت کنید و یک هاست ایمیل تهیه کنید که ثبت نام و تهیه هاست دامنه کمی هزینه در بر دارد.
چگونه بهترین ایمیل سازمانی را برای کسب‌و‌کار خود بسازیم؟
در حالت ایدهآل، آدرس ایمیل تجاری شامل نام شرکت/سازمان و در یک دامنه سطح بالا (مانند .com، .net یا .org) است.اکثر کسب‌و‌کارها به دلیل مزیت‌های .com نسبت به سایرین، از این دامنه استفاده می‌کنند.
آیا من برای ایمیل به هاست ایمیل نیاز دارم؟
خیر. شما مجبور نیستید که به کسی پول بدهید تا ایمیلتان را میزبانی کند و می‌توانید ایمیل‌های سازمانی را روی سرورهای خودتان میزبانی کنید. برای این کار، باید یک سرور ایمیل را خریداری کرده و آن را پیکربندی و نگهداری نمایید. میزبانی ایمیل روی سرورهای خودتان از امنیت و قابلیت شخصی سازی بالاتری برخوردار است.
چگونه بدون دامنه ایمیل سازمانی بسازیم؟
امکان ساخت ایمیل تجاری بدون در اختیار داشتن دامنه، وجود ندارد. در اولین قدم ساخت ایمیل‌های سازمانی، باید یک نام دامنه خریداری کنید و در زمان تکمیل مراحل، آن را وارد کنید.
آیا می‌توانم از جیمیل شخصی بعنوان ایمیل سازمانی استفاده کنم؟
بله می‌توانید. اغلب کسبوکارهای نوپا و کوچک، از ایمیل‌های شخصی استفاده می‌کنند. اگر بودجه محدودی دارید، می‌توانید یک حساب Gmail ایجاد کرده و از آن برای تجارت خود و تعامل با مشتریان استفاده کنید. با این حال، استفاده از ایمیل شخصی از نظر بسیاری از مشتریان کاری غیر حرفه‌ای است و می‌تواند به چهره برند و فروش شما آسیب وارد کند.
