ایمیل چیست؛ آموزش ساخت، استفاده و بازیابی اطلاعات

ایمیل، یا همان پست الکترونیکی، نوعی ابزار ارتباطی بنیادین در عصر دیجیتال محسوب می‌شود. درک اینکه ایمیل چیست و چگونه عمل می‌کند، برای هر فردی که در فضای آنلاین فعالیت دارد، بسیار حائز اهمیت است. این مطلب از مجله مبین هاست قصد دارد تمامی جنبه‌های مرتبط با ایمیل، از ساخت تا استفاده و بازیابی اطلاعات را به زبانی ساده و کاربردی تشریح کند.

نشانی ایمیل چیست و چرا باید از آن استفاده کنیم؟

ایمیل یا همان پست الکترونیکی، نوعی روش برای ارسال و دریافت پیام‌ها با استفاده از دستگاه‌های الکترونیکی و از طریق شبکه‌های کامپیوتری است. این واژه هم به کل سیستم انتقال پیام اشاره دارد و هم به پیام‌های تکی که رد و بدل می‌شوند. ایمیل از دهه ۱۹۷۰، زمانی که مفهوم ارسال پیام بین سیستم‌های کامپیوتری شکل گرفت، وجود داشته است. با گذر زمان و توسعه نرم‌افزارهایی مانند Outlook و ظهور مرورگرهای وب، ایمیل به ابزاری گسترده برای عموم تبدیل شد و امکان ارسال و دریافت پیام‌ها از طریق اینترنت را فراهم آورد.

گستردگی ایمیل باعث شده تا افراد و سازمان‌ها به طور یکسان از آن بهره‌برند. ایمیل ارتباط سریع و کارآمد را در سراسر جهان ممکن می‌سازد و از آن برای فرستادن اسناد، تصاویر، ویدئوها و سایر فایل‌های پیوست دیگر استفاده می‌شود. این قابلیت‌ها ایمیل را به ابزاری چند منظوره برای نیازهای ارتباطی گوناگون تبدیل کرده است.

کاربردهای روزمره و حرفه‌ای ایمیل آدرس چیست؟

ایمیل ابزاری چندوجهی است که در زندگی شخصی و محیط‌های حرفه‌ای کاربردهای فراوانی دارد؛ اما سوال اینجاست، مهم‌ترین کاربردهای ایمیل چیست؟ در ادامه نگاهی به این کاربردها خواهیم انداخت.

۱. ارتباطات شخصی و اجتماعی

ایمیل به افراد امکان می‌دهد با دوستان، خانواده و آشنایان خود در سراسر جهان در ارتباط باشند. این کاربرد شامل ارسال پیام‌های شخصی، به اشتراک‌گذاری عکس‌ها و ویدیوها و تبادل اطلاعات غیر رسمی است.

۲. مکاتبات حرفه‌ای و سازمانی

در محیط‌های کاری، ایمیل ستون فقرات ارتباطات است. شرکت‌ها و سازمان‌ها از ایمیل برای مکاتبات داخلی میان کارکنان، ارسال اطلاعیه‌ها، گزارش‌ها و هماهنگی پروژه‌ها استفاده می‌کنند.

۳. دسترسی و مدیریت حساب‌های آنلاین

تقریباً تمامی خدمات آنلاین، از شبکه‌های اجتماعی گرفته تا فروشگاه‌های اینترنتی و سامانه‌های بانکی، برای ثبت‌نام و مدیریت حساب کاربری به یک آدرس ایمیل نیاز دارند.

۴. دریافت اطلاعات و خبرنامه‌ها

ایمیل راهی مؤثر برای دریافت به‌روزرسانی‌ها، اطلاعیه‌ها و خبرنامه‌ها از منابع مورد علاقه است. این کاربرد به کاربران امکان می‌دهد اطلاعات مورد نیاز خود را به صورت مستقیم و منظم در صندوق ورودی خود دریافت کنند.

۵. ارسال و دریافت فایل و مستندات

ایمیل ابزاری کارآمد برای ارسال و دریافت انواع فایل‌ها و مستندات دیجیتال است. کاربران می‌توانند فایل‌های متنی، تصاویر، فایل‌های صوتی، ویدئوها و سایر اسناد را به صورت پیوست به ایمیل‌های خود اضافه کرده و برای دیگران ارسال کنند.

انواع ایمیل

سرویس‌های ایمیل متعددی به صورت رایگان در دسترس هستند که هر یک ویژگی‌ها و مزایای خاص خود را دارند. در ادامه به معرفی برخی از بهترین و محبوب‌ترین سرویس‌های ایمیل می‌پردازیم.

۱. Gmail (جیمیل)

جیمیل، سرویس ایمیل گوگل، با بیش از ۱.۲ میلیارد کاربر در سراسر جهان، محبوب‌ترین سرویس ایمیل است. این سرویس در سال ۲۰۰۴ آغاز به کار کرد و به سرعت به دلیل سادگی، محافظت قوی در برابر هرزنامه و بدافزار و یکپارچگی بی‌نظیر با سایر سرویس‌های گوگل مانند گوگل درایو، گوگل داکس و گوگل تقویم، مورد استقبال قرار گرفت.

مزایا:

• یکپارچگی کامل با سرویس‌های گوگل
• برنامه‌های موبایل کاربرپسند و حرفه‌ای
• قابلیت ویرایش متن غنی
• پشتیبانی از میانبرهای صفحه کلید برای ناوبری سریع
• امکان مدیریت چندین صندوق پستی
• قابلیت ایجاد و استفاده از قالب‌های ایمیل

معایب:

• فضای ذخیره‌سازی محدود به ۱۵ گیگابایت در حالت رایگان
• فیلتر هرزنامه آن همیشه دقیق نیست

۲. Outlook.com (اوت‌لوک)

Outlook.com که در سال ۱۹۹۶ با نام Hotmail تأسیس شد، مجموعه وب‌محور مایکروسافت برای وب‌میل، مخاطبین، وظایف و خدمات تقویم است. این سرویس به دلیل طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها، اغلب با جیمیل مقایسه می‌شود.

مزایا:

• یکپارچگی عالی با سایر محصولات مایکروسافت
• استفاده از یادگیری ماشین برای دسته‌بندی ایمیل‌ها در صندوق ورودی
• برنامه‌های کاربردی برای تمام پلتفرم‌های رایج
• پشتیبانی از قوانین خودکار سازی پیشرفته

معایب:

• نسخه رایگان شامل تبلیغات است
• گاهی اوقات ایمیل‌های معتبر به عنوان هرزنامه علامت‌گذاری می‌شوند
• سازگاری محدود با سایر سرویس‌های ایمیل

۳. Yahoo Mail (یاهو میل)

یاهو میل یکی از اولین سرویس‌های ایمیل محبوب است که فضای ذخیره‌سازی بسیار زیادی را به کاربران خود ارائه می‌دهد. تمام کاربران یک ترابایت فضای ذخیره‌سازی رایگان دریافت می‌کنند که به طور قابل توجهی بیشتر از سایر سرویس‌ها است.

مزایا:

• فضای ذخیره‌سازی ایمیل بسیار زیاد (۱ ترابایت).
• قابلیت Views برای یافتن سریع پیام‌ها با پیوست‌های خاص (عکس، سند، رسید).
• پشتیبانی از میانبرهای صفحه کلید.
• رابط کاربری قابل تنظیم.

معایب:

• نسخه رایگان شامل تبلیغات بازاریابی است
• سابقه چندین حادثه امنیتی در گذشته
• عملکرد فیلتر هرزنامه آن جای پیشرفت دارد

۴. iCloud Mail (آی‌کلود میل)

اگر به محصولات اپل علاقه‌مند هستید، iCloud Mail گزینه مناسبی برای شما است. برای استفاده از آن، باید یک آدرس ایمیل @icloud.com ایجاد کنید. این سرویس به طور یکپارچه با دستگاه‌های macOS و iOS ادغام می‌شود.

مزایا:

• یکپارچگی فوق‌العاده با دستگاه‌های اپل
• پشتیبانی مشتری از طریق چت زنده و تلفن
• استفاده آسان
• امکان لغو اشتراک با یک کلیک

معایب:

• برای کاربرانی که از اکوسیستم اپل استفاده نمی‌کنند، مناسب نیست
• ویژگی‌های سازماندهی ایمیل محدود
• فضای ذخیره‌سازی محدود ۵ گیگابایتی

۵. Zoho Mail (زوهو میل)

Zoho Mail یک سرویس ایمیل حرفه‌ای است که بخشی از مجموعه آفیس ابری Zoho محسوب می‌شود. این سرویس به ویژه برای کاربران تجاری و مشاغل کوچک مناسب است، زیرا امکان دریافت آدرس ایمیل با دامنه شخصی را فراهم می‌کند.

مزایا:

• یکپارچگی با مجموعه آفیس ابری Zoho
• ویژگی‌های امنیتی و رمزگذاری قوی
• گزینه‌های جامع سازماندهی ایمیل
• مناسب برای کسب‌وکارها

معایب:

• فضای ذخیره‌سازی ۵ گیگابایتی در نسخه رایگان

راهنمای انتخاب سرویس مناسب بر اساس نیازهای فردی

انتخاب بهترین سرویس ایمیل به اولویت‌های شما بستگی دارد؛ اما بهترین سرویس ایمیل چیست و کدام را انتخاب کنیم؟ در پاسخ باید گفت: اگر به دنبال یکپارچگی عمیق با سایر ابزارها هستید، Gmail یا Outlook.com گزینه‌های عالی هستند. کاربران دستگاه‌های اپل احتمالاً از iCloud Mail بیشترین بهره را می‌برند.

برای کاربرانی که به فضای ذخیره‌سازی بسیار زیادی نیاز دارند، Yahoo Mail بهترین گزینه است. اگر به دنبال یک راه حل ایمیل حرفه‌ای با تمرکز بر امنیت و ویژگی‌های تجاری هستید، Zoho Mail می‌تواند انتخاب مناسبی باشد. پیش از انتخاب، نیازهای خود را در نظر بگیرید، مانند میزان فضای ذخیره‌سازی مورد نیاز، اهمیت یکپارچگی با سایر سرویس‌ها و سطح امنیت مورد انتظار.

چگونه ایمیل بسازیم؟

ساخت حساب ایمیل فرآیندی ساده است و بسیاری از سرویس‌دهندگان این امکان را به صورت رایگان فراهم می‌کنند. در ادامه، مراحل گام به گام ساخت ایمیل در دو سرویس پرکاربرد، جیمیل و اوت‌لوک، توضیح داده شده است.

مراحل ساخت ایمیل در جیمیل (Gmail)

ساخت یک حساب جیمیل به شما امکان دسترسی به مجموعه‌ای از سرویس‌های گوگل را می‌دهد. برای شروع، مراحل زیر را دنبال کنید:

• مراجعه به صفحه ساخت حساب: ابتدا مرورگر وب خود را باز کنید و به آدرس accounts.google.com/signup بروید. در این صفحه، فرم ایجاد حساب جدید گوگل را مشاهده خواهید کرد.
• ورود اطلاعات اولیه: در فیلدهای مربوطه، نام و نام خانوادگی خود را وارد کنید.

• در صفحه بعد اطلاعات مربوط به نام جنسیت و تاریخ تولد خود را تنظیم کنید.

• انتخاب نام کاربری: یک نام کاربری (Username) برای ایمیل خود انتخاب کنید. این نام کاربری همان بخش قبل از علامت @gmail.com در آدرس ایمیل شما خواهد بود. سیستم بررسی می‌کند که آیا این نام کاربری قبلاً توسط شخص دیگری استفاده شده است یا خیر. اگر نام انتخابی شما در دسترس نباشد، گوگل پیشنهاداتی ارائه می‌دهد یا می‌توانید نام دیگری را انتخاب کنید.

• تعیین رمز عبور: یک رمز عبور قوی برای حساب خود انتخاب کنید. رمز عبور باید حداقل ۸ کاراکتر و ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها باشد. رمز عبور انتخابی را در فیلد تأیید رمز عبور نیز مجدداً وارد کنید.

• ورود شماره تلفن یا ایمیل بازیابی: گوگل برای تأیید هویت و افزایش امنیت حساب، از شما می‌خواهد شماره تلفن یا ایمیل بازیابی خود را وارد کنید. این موارد برای بازیابی حساب در آینده، در صورت فراموشی رمز عبور، نیز ضروری است. یک کد تأیید به این شماره یا ایمیل ارسال می‌شود که باید آن را در صفحه مربوطه وارد کنید.

• پذیرش شرایط و حریم خصوصی: شرایط و قوانین استفاده از سرویس‌های گوگل را مطالعه کرده و در صورت موافقت، روی دکمه «موافقم» کلیک کنید.

• تکمیل فرآیند: پس از تایید، حساب جیمیل شما با موفقیت ایجاد می‌شود و می‌توانید شروع به استفاده از آن کنید.

مراحل ساخت ایمیل در اوت‌لوک (Outlook)

اوت‌لوک، سرویس ایمیل مایکروسافت، نیز مراحل ساده‌ای برای ایجاد حساب دارد:

• دسترسی به صفحه ثبت‌نام: مرورگر خود را باز کرده و به آدرس https://outlook.live.com/mail/0/ بروید. روی گزینه ایجاد حساب رایگان (Create free account) کلیک کنید.
• انتخاب نام کاربری: یک نام کاربری برای آدرس ایمیل جدید خود انتخاب کنید. می‌توانید دامنه‌هایی مانند @outlook.com یا @hotmail.com را برای ایمیل خود انتخاب کنید.

• تعیین رمز عبور: یک رمز عبور قوی ایجاد کرده و آن را مجدداً برای تأیید وارد کنید. رمز عبور باید شامل ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها باشد.

• ورود اطلاعات شخصی: نام، نام خانوادگی و تاریخ تولد خود را وارد کنید.

• افزودن اطلاعات امنیتی: مایکروسافت برای افزایش امنیت و امکان بازیابی حساب، از شما می‌خواهد شماره تلفن یا یک ایمیل جایگزین (ایمیل بازیابی) را وارد کنید. یک کد تأیید به این شماره تلفن یا ایمیل ارسال می‌شود که برای تکمیل ثبت‌نام باید آن را وارد کنید.
• تکمیل فرآیند: پس از مطالعه و پذیرش «توافق‌نامه خدمات مایکروسافت»، روی دکمه «ایجاد حساب» کلیک کنید. حساب اوت‌لوک شما آماده استفاده خواهد بود.

ساخت ایمیل در یاهو (Yahoo) به صورت مختصر

برای ساخت ایمیل در یاهو نیز می‌توانید به صفحه اصلی Yahoo Mail مراجعه کرده و گزینه ایجاد حساب (Create account) را انتخاب کنید. اطلاعات شخصی از جمله نام، نام خانوادگی، نام کاربری دلخواه و رمز عبور را وارد کنید. یاهو نیز برای تأیید هویت و کمک به بازیابی حساب، از شما شماره تلفن همراه را درخواست می‌کند. با تکمیل این مراحل، حساب یاهو میل شما ایجاد می‌شود.

نکات امنیتی هنگام ایجاد حساب ایمیل

رعایت نکات امنیتی هنگام ایجاد هر حساب ایمیل بسیار مهم است که مهم‌ترین این نکات به صورت موارد زیر هستند:

• استفاده از رمز عبور قوی: همیشه رمز عبور منحصر به فرد و پیچیده شامل ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها انتخاب کنید.
• فعال‌سازی احراز هویت دو مرحله‌ای (Two-Factor Authentication – 2FA): این ویژگی یک لایه امنیتی اضافی ایجاد می‌کند.
• اطمینان از اعتبار وب‌سایت: همیشه از ورود اطلاعات خود در وب‌سایت‌های مشکوک خودداری کنید.
• به‌روزرسانی اطلاعات بازیابی: اطلاعات بازیابی (مانیل شماره تلفن و ایمیل بازیابی) را همیشه به‌روز نگه دارید تا در صورت نیاز به بازیابی حساب، با مشکل مواجه نشوید.

ساختار آدرس ایمیل چیست؟

آدرس ایمیل یک رشته منحصر به فرد از کاراکترها است که یک حساب ایمیل یا صندوق پستی را مشخص می‌کند؛ جایی که پیام‌ها می‌توانند ارسال و دریافت شوند. آدرس‌های ایمیل از سه بخش مجزا تشکیل شده‌اند: بخش محلی (Local-part)، علامت @ و دامنه (Domain).

برای مثال، در آدرس ایمیل employee@example.com، واژه employee بخش محلی را نشان می‌دهد و example.com دامنه را مشخص می‌کند.

بخش محلی به سرور، محل نهایی پیام ایمیل را اطلاع می‌دهد. این بخش می‌تواند شامل ترکیبی از حروف، اعداد و برخی علائم نگارشی (مانند زیرخط) باشد.

دامنه می‌تواند یک نام دامنه، مانند example.com، یا یک آدرس IP، مانند 192.0.2.0 باشد. در حالت اول، پروتکل SMTP از سیستم نام دامنه (DNS) برای تبدیل نام دامنه به آدرس IP پیش از تحویل پیام به سرور بعدی استفاده می‌کند. دامنه نیز باید به الزامات قالب‌بندی خاصی که توسط گروه ویژه مهندسی اینترنت (IETF) تعیین شده است، پایبند باشد.

ایمیل بازیابی چیست و چرا باید ایمیل بازیابی داشته باشیم؟

در توضیحات فوق با اینکه پست الکترونیکی چیست و انواع آن سرویس‌های معروف آن آشنا شدیم. سوال دیگری که مطرح است در مورد ایمیل بازیابی است. در واقع ایمیل بازیابی یا Recovery Email، نوعی آدرس ایمیل جایگزین است که به حساب اصلی ایمیل شما متصل می‌شود. هدف اصلی این ایمیل، فراهم کردن راه حلی امن و مطمئن برای دسترسی مجدد به حساب اصلی شما در مواقعی است که رمز عبور خود را فراموش کرده‌اید یا حساب شما قفل شده یا مورد حمله قرار گرفته است.

مراحل افزودن ایمیل بازیابی در حساب‌

افزودن یک ایمیل بازیابی به حساب کاربری شما، یک اقدام امنیتی مهم است. مراحل انجام این کار بسته به سرویس‌دهنده ایمیل شما متفاوت است، اما اصول کلی مشابهی دارند.

جیمیل (Gmail)

• ورود به حساب: ابتدا وارد حساب جیمیل خود شوید.
• دسترسی به تنظیمات حساب گوگل: روی تصویر پروفایل خود در گوشه بالا سمت راست کلیک کرده و مدیریت حساب Google خود (Manage your Google Account) را انتخاب کنید.

• ورود به بخش امنیت: در منوی سمت چپ، به بخش امنیت (Security) بروید.

• افزودن ایمیل بازیابی: در این قسمت، گزینه‌ای با عنوان ایمیل بازیابی (Recovery email) و شماره تلفن بازیابی (Recovery phone) مشاهده می‌کنید. روی ایمیل بازیابی کلیک کنید.

• وارد کردن آدرس ایمیل جایگزین: آدرس ایمیل جایگزین خود را وارد کنید.
• تأیید ایمیل: گوگل برای تأیید این آدرس، یک کد تأیید به ایمیل بازیابی ارسال می‌کند که باید آن را در جیمیل وارد کنید تا فرآیند تکمیل شود.

اوت‌لوک (Outlook)

• ورود به حساب: وارد حساب اوت‌لوک خود شوید.
• دسترسی به تنظیمات امنیتی: به تنظیمات (Settings) بروید و سپس مشاهده همه تنظیمات اوت‌لوک (View all Outlook settings) را انتخاب کنید. در بخش امنیت و حریم خصوصی (Security and privacy) یا امنیت حساب (Account security)، گزینه‌ای برای اطلاعات امنیتی (Security info) وجود دارد.
• افزودن روش بازیابی: در این بخش می‌توانید یک ایمیل یا شماره تلفن جدید را به عنوان روش بازیابی اضافه کنید.
• تأیید اطلاعات: مایکروسافت نیز برای تأیید، یک کد به ایمیل یا شماره تلفن وارد شده ارسال خواهد کرد.

ایمیل من چیست و چگونه ایمیل خود را پیدا کنیم؟

فراموش کردن آدرس ایمیل یک مشکل رایج است. خوشبختانه، روش‌هایی برای بازیابی آدرس ایمیل فراموش‌شده وجود دارد که با استفاده از شماره تلفن بازیابی یا ایمیل پشتیبان می‌توان به آن دست یافت.

در اصل بازیابی آدرس ایمیل شما معمولاً از طریق ابزارهای بازیابی حساب که توسط سرویس‌دهندگان ایمیل ارائه می‌شوند، امکان‌پذیر است. این ابزارها برای شناسایی هویت شما و نمایش آدرس ایمیل مرتبط با آن اطلاعات طراحی شده‌اند.

استفاده از شماره تلفن بازیابی یا ایمیل بازیابی

بسیاری از سرویس‌دهندگان ایمیل، از جمله جیمیل و اوت‌لوک، امکان بازیابی آدرس ایمیل را از طریق شماره تلفن همراه یا ایمیل بازیابی مرتبط با حساب شما فراهم می‌کنند. در این روش:

• مراجعه به صفحه بازیابی حساب: به صفحه ورود به حساب سرویس ایمیل خود بروید و به دنبال گزینه فراموشی ایمیل یا پیدا کردن حساب بگردید.

• وارد کردن شماره تلفن یا ایمیل بازیابی: در این مرحله، سیستم از شما می‌خواهد تا شماره تلفن همراهی که قبلاً به حساب ایمیل خود متصل کرده‌اید را وارد کنید.

• تأیید هویت: سرویس‌دهنده یک کد تأیید به این شماره تلفن یا ایمیل بازیابی ارسال می‌کند. شما باید این کد را در صفحه مربوطه وارد کنید تا هویت شما تأیید شود.
• نمایش آدرس ایمیل: پس از تأیید موفقیت‌آمیز، سیستم لیستی از آدرس‌های ایمیلی را که با این شماره تلفن یا حساب ایمیل مرتبط هستند، به شما نمایش می‌دهد.

چگونه رمز ایمیل خود را بازیابی کنیم؟

ممکن است از خود بپرسید که رمز ایمیل من چیست فراموش کردم!! جای نگرانی نیست فراموش کردن رمز عبور ایمیل یکی از چالش‌های رایج است و سرویس‌دهندگان ایمیل فرآیندهای ساده‌ای برای بازیابی رمز عبور ارائه می‌دهند که معمولاً از طریق شماره تلفن یا ایمیل بازیابی انجام می‌شود. در ادامه به این موضوع خواهیم پرداخت.

مراحل بازیابی رمز عبور در سرویس‌های مختلف

بازیابی رمز عبور معمولاً شامل اثبات هویت شما به سرویس‌دهنده است.

در جیمیل (Gmail):

• مراجعه به صفحه ورود: به صفحه ورود جیمیل بروید و آدرس ایمیل خود را وارد کنید. سپس روی بعدی کلیک کنید.
• انتخاب گزینه گذرواژه‌تان را فراموش کرده‌اید؟: در صفحه ورود رمز عبور، روی گزینه رمز عبور را فراموش کرده‌اید؟ (Forgot password) کلیک کنید.

• انتخاب روش بازیابی: گوگل چندین گزینه برای تأیید هویت شما ارائه می‌دهد. شاید ابتدا از شما خواسته شود که آخرین گذرواژه‌ای که به یاد دارید را وارد کنید. سپس می‌توانید گزینه امتحان کردن روشی دیگر را انتخاب کنید.

این گزینه‌ها شامل:

• دریافت کد تأیید از طریق شماره تلفن: اگر شماره تلفنی به حساب خود متصل کرده‌اید، می‌توانید درخواست کنید که یک کد تأیید به آن شماره پیامک شود. کد را وارد کنید.
• دریافت کد تأیید از طریق ایمیل بازیابی: اگر یک ایمیل بازیابی تنظیم کرده‌اید، می‌توانید درخواست کنید که کد به آن آدرس ارسال شود.

• به صندوق ورودی ایمیل بازیابی خود بروید، کد را کپی کرده و در صفحه بازیابی جیمیل وارد کنید.

• تأیید از طریق اعلان در دستگاه متصل: اگر دستگاه دیگری (مانند تلفن هوشمند) به حساب گوگل شما متصل و وارد شده است، ممکن است یک اعلان تأیید برای شما ارسال شود که با تأیید آن، فرآیند ادامه می‌یابد.

• تعیین رمز عبور جدید: پس از تأیید هویت، می‌توانید یک رمز عبور جدید و قوی برای حساب جیمیل خود تعیین کنید. این رمز عبور باید متفاوت از رمز عبور قبلی شما باشد.

در اوت‌لوک (Outlook):

• مراجعه به صفحه ورود: به صفحه ورود اوت‌لوک بروید و آدرس ایمیل، شماره تلفن یا نام کاربری اسکایپ خود را وارد کنید. سپس روی بعدی کلیک کنید.
• انتخاب رمز عبور را فراموش کرده‌اید؟: روی گزینه رمز عبورم را فراموش کرده‌ام (Forgot my password) کلیک کنید.
• انتخاب روش تأیید هویت: مایکروسافت از شما می‌خواهد روشی را برای تأیید هویت انتخاب کنید. این روش‌ها شامل:

• • دریافت کد از طریق ایمیل پشتیبان: کدی به ایمیل پشتیبانی که قبلاً تنظیم کرده‌اید، ارسال می‌شود.

• • دریافت کد از طریق شماره تلفن: کدی به شماره تلفن متصل به حساب شما پیامک می‌شود.

• • دریافت کد از طریق برنامه Microsoft Authenticator: اگر از این برنامه استفاده می‌کنید، یک کد تأیید در آن نمایش داده می‌شود.

• وارد کردن کد و تعیین رمز عبور جدید: پس از دریافت و وارد کردن کد، می‌توانید رمز عبور جدیدی برای حساب اوت‌لوک خود تنظیم کنید.

نکات امنیتی هنگام تغییر رمز عبور

هنگام تغییر رمز عبور، به نکات امنیتی زیر توجه داشته باشید:

• ایجاد رمز عبور قوی و منحصر به فرد: از رمزهای عبور قوی که ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها هستند، استفاده کنید. هرگز از رمز عبورهای تکراری برای حساب‌های مختلف خود بهره نبرید.
• عدم اشتراک‌گذاری رمز عبور: رمز عبور جدید خود را با هیچ کس به اشتراک نگذارید.
• به‌روزرسانی دوره‌ای رمز عبور: برای افزایش امنیت، توصیه می‌شود رمز عبور خود را به صورت دوره‌ای (مثلاً هر ۳ تا ۶ ماه) تغییر دهید.
• استفاده از احراز هویت دو مرحله‌ای: اطمینان حاصل کنید که احراز هویت دو مرحله‌ای برای حساب شما فعال است. این امر یک لایه حفاظتی اضافه در برابر دسترسی‌های غیرمجاز ایجاد می‌کند.

روش‌های محافظت از حساب ایمیل

در توضیحات فوق با اینکه ایمیل چیست و نحوه ساخت آن کامل آشنا شدیم. یک نگرانی که همیشه در مورد ایمیل‌ها وجود دارد نحوه محافظت از آن‌ها است. حفظ امنیت حساب ایمیل شما در برابر تهدیدات سایبری، از جمله فیشینگ و دسترسی‌های غیرمجاز، حیاتی است. با رعایت اصول امنیتی که در ادامه آمده‌اند می‌توان از اطلاعات شخصی و حرفه‌ای محافظت کرد.

تشخیص و جلوگیری از ایمیل‌های فیشینگ

فیشینگ یکی از رایج‌ترین و خطرناک‌ترین حملات سایبری است که هدف آن سرقت اطلاعات حساس شما، مانند نام‌های کاربری، رمزهای عبور و اطلاعات مالی، از طریق فریبکاری است. مهاجمان با جعل هویت سازمان‌ها یا افراد معتبر (مانند بانک‌ها، شبکه‌های اجتماعی، یا سرویس‌دهندگان ایمیل) تلاش می‌کنند تا شما را به افشای اطلاعات خود ترغیب کنند.

برای تشخیص ایمیل‌های فیشینگ، به نکات زیر توجه کنید:

• بررسی دقیق آدرس فرستنده: همیشه آدرس ایمیل فرستنده را با دقت بررسی کنید. مهاجمان اغلب از آدرس‌های ایمیلی استفاده می‌کنند که شباهت زیادی به آدرس‌های واقعی دارند، اما حاوی اشتباهات املایی کوچک یا دامنه‌های متفاوت هستند (مثلاً goog1e.com به جای google.com).
• لحن و گرامر نامناسب: ایمیل‌های فیشینگ اغلب دارای اشتباهات املایی، گرامری و لحن غیرحرفه‌ای هستند.
• فشارهای روانی و حس فوریت: این ایمیل‌ها معمولاً با ایجاد حس فوریت، تهدید یا وعده‌های جذاب، شما را به اقدام سریع و بدون فکر ترغیب می‌کنند (مانلاً حساب شما مسدود شده است، فوراً وارد شوید یا برنده جایزه بزرگی شده‌اید).
• لینک‌های مشکوک: قبل از کلیک روی هر لینکی، نشانگر موس را روی آن نگه دارید تا آدرس واقعی مقصد را مشاهده کنید. آدرس‌های مشکوک یا نامرتبط با فرستنده واقعی، نشانه فیشینگ هستند.
• درخواست اطلاعات شخصی: سازمان‌های معتبر هرگز از طریق ایمیل از شما رمز عبور، شماره کارت اعتباری یا سایر اطلاعات حساس را درخواست نمی‌کنند.

اهمیت استفاده از رمزهای عبور قوی و تغییر دوره‌ای آن‌ها

رمزهای عبور قوی ستون فقرات امنیت آنلاین شما هستند. یک رمز عبور قوی باید:

• طولانی باشد: حداقل ۱۲ تا ۱۵ کاراکتر طول داشته باشد.
• پیچیده باشد: شامل ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها باشد.
• منحصر به فرد باشد: هرگز از یک رمز عبور برای بیش از یک حساب کاربری استفاده نکنید. اگر یک حساب به خطر بیفتد، سایر حساب‌های شما نیز در امان خواهند بود.
• غیر قابل حدس باشد: از اطلاعات شخصی مانند تاریخ تولد، نام حیوان خانگی، یا کلمات رایج دیکشنری استفاده نکنید.

تغییر دوره‌ای رمزهای عبور نیز یک اقدام امنیتی مهم است. اگرچه برخی کارشناسان معتقدند که تغییر مداوم رمز عبور می‌تواند به خاطر سپردن آن را دشوار و کاربران را به استفاده از الگوهای قابل پیش‌بینی سوق دهد، اما تغییر رمز عبور در فواصل زمانی مشخص (مثلاً هر شش ماه) می‌تواند ریسک دسترسی غیرمجاز به حساب شما را کاهش دهد.

کلام آخر

ایمیل، ابزاری ضروری در ارتباطات دیجیتال امروز است که از تبادل ساده پیام تا انجام تراکنش‌های پیچیده تجاری را شامل می‌شود. در این مقاله، به مفهوم ایمیل چیست و چرا این ابزار در زندگی روزمره و حرفه‌ای اهمیت دارد، پرداختیم. کاربردهای متنوع ایمیل در سناریوهایی مانند آنبوردینگ، فروش، تراکنش، حفظ مشتری، ارتباطات اجتماعی و به‌روزرسانی‌ها، نشان‌دهنده گستردگی و ضرورت آن است. همچنین، انواع سرویس‌دهندگان ایمیل رایگان مانند جیمیل، اوت‌لوک، یاهو میل، آی‌کلود میل و زوهو میل را بررسی کرده و مزایا و معایب هر یک را برای کمک به انتخاب آدرس ایمیل مناسب، تشریح کردیم.